ビジネスで使用する文書には、主に紙ベースの文書とメール、FAXがあります。
文書ツールは特性をふまえて「相手」「分量」「機密性」で判断します。

紙文書・メール・FAXの役割

◎紙文書
ビジネス上の格では最上位です。重要書類だけでなく、目上の人や初めての取引先などにも
適しています。ただし、郵送する場合は時間がかかるため急ぎの連絡の場合には不向きです。

◎メール
最大のメリットは相手の都合の良い時に見てもらえる事です。ただいつ見てもらえるか
わからないというデメリットもあります。またちょっとした言葉で相手の気持ちを害して
しまう場合もあるので注意が必要です。

◎FAX
文書を急いで確認してもらいたい場合に最適です。ただし受信相手以外の目にも触れるので
機密性にかけます。また写真などの画像の確認や枚数の多い文書の場合は不向きです。

いずれも会社によってはフォーマットやルールが決まっていることもありますが
適切なツールを選んでツール間違いによるトラブルは未然に防ぎましょう♪bunsyotool

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